Caractéristiques d'un système de conférence sans papier simple et efficace

Le système de conférence sans papier discute et met l'accent sur le concept de protection sans papier et de l'environnement. Le système sans papier améliore non seulement l'efficacité du travail, mais a également une importance considérable pour la construction d'une société efficace, économe en énergie et à faible émission de carbone.

1. Processus de conférence sans papier

L'organisateur de la conférence sans papier gère le contenu de la conférence via l'ordinateur hôte de la gestion de la conférence et distribue l'avis ou le fichier de la conférence aux ordinateurs de plusieurs secrétaires de dirigeants. Une fois que les secrétaires ont confirmé et répondu à l'hôte de la gestion de la conférence, les documents de la conférence peuvent être distribués.

2. Affichage interactif des documents de conférence sans papier

Le secrétaire de la conférence peut diffuser plusieurs fichiers ou écrans sur l'écran de chaque participant en temps réel, de sorte que pendant la discussion, le contenu de la conférence des participants et du présentateur puisse être synchronisé. Dans le même temps, dans certaines conférences, il est exigé que chaque délégué puisse parcourir librement plusieurs documents de cette conférence sur son propre écran. De plus, on peut choisir le secrétaire de conférence pour ouvrir à distance les ordinateurs de bureau de tous les participants pour afficher les fichiers de la conférence, réduisant ainsi les procédures d'opération des participants.

3. Fonction de confidentialité pour les conférences sans papier

Selon les caractéristiques de la conférence, le secrétaire de la conférence choisit s'il s'agit d'une conférence confidentielle avant la tenue de la conférence. Si c'est une conférence confidentielle, une fois la conférence terminée, leSystème de conférence sans papierVa automatiquement déchiqueter les documents de conférence du matériel physique et aucune trace n'est laissée sur l'espace de stockage du disque dur afin de répondre pleinement aux exigences de confidentialité.

4. Distribution des documents de conférence sans papier

Le secrétaire de la conférence télécharge à l'avance les documents de la conférence sur le serveur dans la salle de conférence. Une fois que les participants se sont inscrits (ce n'est pas obligatoire), le système de conférence sans papier téléchargera automatiquement tous les documents et documents de la conférence sur l'ordinateur de chaque participant. Nous pouvons choisir si chaque représentant de conférence de cette conférence peut modifier les documents de discussion de la conférence ou ajouter des commentaires aux documents via son propre ordinateur de conférence, ce qui est pratique.

5. Gestion de la puissance de l'ordinateur dans la conférence sans papier

Le système peut réaliser le démarrage à distance et l'arrêt des ordinateurs, ce qui est pratique pour les utilisateurs. Sur la machine du président, via le bouton d'alimentation, toutes les machines de la salle de conférence peuvent être allumées. Après la conférence, toutes les machines peuvent être arrêtées, ce qui facilite grandement le fonctionnement de l'utilisateur.

6. Fonction de connexion dans la conférence sans papier

Une fois les participants assis, cliquez sur «Entrer dans la conférence» et l'ordinateur entre dans le système de conférence sans papier. Dans le même temps, les participants ont facilement terminé la connexion à la conférence. Le système comptera automatiquement le nombre de participants et d'absents à cette conférence, et les archivera automatiquement pour référence future.

7. Fonction d'affichage des informations de conférence en conférence sans papier

L'option de calendrier de conférence affichera le titre, l'heure, le processus (y compris les documents de conférence inclus dans chaque processus) et les autres horaires de conférence de la conférence. Les participants peuvent voir la liste des participants et le diagramme de disposition des sièges à tout moment.

8. fonction de petite note dans la conférence sans papier

Les délégués à la conférence peuvent envoyer des messages instantanés au président (ou à tout délégué) pour faciliter la communication du personnel de la conférence.

9. Fonction d'annotation de document dans une conférence sans papier

Les participants peuvent parcourir les documents de la conférence, et une fonction d'annotation et de modification a également été ajoutée. Les participants peuvent sélectionner des outils tels que la saisie de texte d'écriture manuscrite, le cercle dans la barre d'outils pour faire une annotation sur le document en fonction de leurs besoins. Le système peut également enregistrer le document avec des annotations modifiées.

10. fonction d'enregistrementEn conférence sans papier

Le système peut aider à enregistrer tous les documents de conférence et le matériel de processus de conférence, et les utilisateurs n'ont jamais besoin de porter des cahiers lorsqu'ils participent à la conférence, et ils peuvent écrire ou taper, encercler et enregistrer les minutes de la conférence.

11. Fonction d'enquête par questionnaire pour les conférences sans papier

La fonction d'enquête par questionnaire de la conférence réalisera l'enquête par questionnaire en ligne auprès des participants, et les résultats du questionnaire seront automatiquement comptés, affichés en temps réel et remplis rapidement.

12. Gestion d'interface multi-logiciels dans la même plateforme pour les conférences sans papier

L'administrateur de la conférence peut utiliser le logiciel de conférence et terminer toutes les opérations de contrôle de l'équipement dans la salle de conférence sur une interface de plate-forme.

13. Fonction de gestion des antécédents pour les conférences sans papier

Grâce à la puissante fonction de gestion de l'arrière-plan, vous pouvez configurer et programmer des contenus tels que l'aperçu de la conférence, les participants et les sièges, les documents de conférence, les autorisations de lecture et le vote de la conférence, rendre la planification et la conception de la conférence plus scientifique, pratique et efficace.